1. Outlookの画面構成
次は、メールを選択した場合のOutlookの画面です。Outlookの画面は、左から「フォルダ一覧」「メッセージ一覧」「閲覧ウィンドウ」に分かれています。
フォルダ一覧
メールボックス内のフォルダの一覧が表示されます。
メッセージ一覧
選択されたフォルダ内のメールメッセージの一覧です。
閲覧ウィンドウ
選択されたメールメッセージの内容を表示します。
新しいメッセージ
新しいメールメッセージを作成します。
操作メニュー
選択されたメールメッセージに対して行う処理が表示されます。
| 削除 | 選択したメールメッセージを削除します。 |
| アーカイブ | 選択したメールメッセージをアーカイブフォルダに保存します。 |
| 迷惑メール | 選択したメールメッセージを迷惑メールフォルダに移動します。 |
| 一括処理 | 不要なメールメッセージを一括削除します。 |
| 移動 | 特定のフォルダにメールメッセージを移動します。 |
| 分類 | メールメッセージに分類項目を割り当てます。 |
| 再通知 | メールメッセージを再度通知するように設定します。 |
Outlook
Outlookの画面を更新します。
検索
メールメッセージ、連絡先、ファイルを検索します。
検索枠の右側のボタン
| チャット | チャットを行います。 |
| 今日の予定 | 今日の予定を表示します。 |
| 設定 | Outlookの設定を変更します。 |
| ヘルプ | ヘルプを検索して表示します。 |
| 新着情報 | 新着情報を表示します。 |
アカウントマネージャー
アカウントのプロファイル変更、サインイン/サインアウトを行えます。
フォルダ一覧の下のボタン
| メール | メールの画面に切り替えます。 |
| 予定表 | 予定表の画面に切り替えます。 |
| 連絡先 | 連絡先の画面に切り替えます。 |
| タスク | タスクの画面に切り替えます。 |
画面の左上のボタン
| アプリ起動ツール | Microsoft 365のアプリケーションを起動、もしくはドキュメントを開きます。 |
| 左ウィンドウ枠の切り替え | フォルダ一覧の表示/非表示を切り替えます。 |
2. 受信メールを閲覧する
メールを受信する
メールメッセージを閲覧するには、「フォルダ一覧」からフォルダを選び、「メッセージ一覧」にあるメールメッセージを選びます。すると、メールメッセージの内容が「閲覧ウィンドウ」に表示されます。
- Outlookは開いた時点で最新のメールを受信した状態となっています。
- 自動的に最新のメールが受信トレイに表示されますが、手動で画面を更新するには画面上部の「Outlook」をクリックします。
- 受信したメールは､メールの振り分けなどが設定されていない場合は、受信トレイに入ります。
- メールメッセージをダブルクリックすれば、別ウィンドウが開いてメッセージの内容が表示されます。
メッセージ欄のボタン
メッセージ一覧のメールメッセージにマウスを重ねると、上部右側にボタンが表示され、ボタンを押すことで、メールメッセージを削除したり、未開封にしたり、フラグを立てたりすることができます。
また、メールメッセージの左側のチェックボックスにチェックを入れて、メールメッセージを選択することができます。複数のメールメッセージを選択して、「操作メニュー」のボタンにより削除やアーカイブフォルダへの保存、迷惑メールフォルダへの移動などを一括して行うことができます。
閲覧ウィンドウのボタン
閲覧ウィンドウに表示されたメールメッセージの内容の一番上には、送り主の名前とメールアドレスが表示されています。その右側にあるボタンで、そのメールメッセージに対して、返信や転送などを行うことができます。
メッセージの右クリックメニュー
メッセージ一覧のメールメッセージ上でマウスを右クリックすると、メニューが表示され、「操作メニュー」のボタンで行える「削除」「アーカイブ」などのメッセージ処理を行うことができます。
フィルタリング・並べ替え
「メッセージ一覧」の上にある「フィルター」を使えば、特定のメールメッセージのみ表示したり（フィルタリング）、表示される順番を変更することができます。
「フィルター」の左にある「優先」を選ぶと（初期値）、「受信トレイ」に入ったメッセージで送信者がユーザーにとって重要である（優先度が高い）とみなされたものが表示されます。優先度が低いとみなされたメッセージは、「その他」に表示されます。「設定」の「レイアウト」で、このような分類を行わないように変更することができます。
3. メールを作成して送信する
メールを作成して送信するには、「新しいメッセージ」ボタンをクリックしてメール作成画面を表示し、相手先のメールアドレス、件名、そして本文を記入し、｢送信」ボタンをクリックします。
❶ 「新しいメッセージ」ボタンを押す
Outlookの画面の左上にある「新しいメッセージ」ボタンをクリックします。
メール作成画面が表示されます。
❷ 宛先・件名・内容を入力する
宛先のメールアドレス、件名、メールの本文を入力します。
「宛先」の部分を押すと、宛先を連絡先から選んで入力することもできます。連絡先の利用法については、このページの「8.アドレス帳を利用する」の項目をご覧下さい。また、入力しようとしている宛先が連絡先にある場合は、宛先の入力欄にメールアドレスの一部もしくは氏名の一部を入力すると、候補が表示され、その中から選ぶことができます。
メールの本文は「メール作成画面」の下にある「書式設定オプション」のツールを使って、文字の大きさや色、インデントの設定、箇条書き、文字揃えなどを編集することができます。
宛先・CC・BCC
電子メールの送信先のアドレス欄に、「宛先」「CC」「BCC」の３つがあります。送信先に応じて使い分けてください。尚、Outlookのメール作成画面では、BCCの欄は右上のBCCをクリックすると表示されます。「設定」の「作成と返信」でBCCの入力欄を常に表示するようにすることもできます。
- 宛先（TO）
- メールの主な送り先のアドレスです。
- CC
- Carbon Copyの略で、メールを参考に送る人のアドレスです。返信を求めてはおらず、情報を共有しておきたい相手などをCCに指定します。
- BCC
- Blind Carbon Copyの略で、このメールアドレスに送ったことはTOやCCに送った相手には隠されます。一方、BCCの宛先の相手には、TOやCCに指定したメールアドレスがわかるようになっています。BCCは会社の顧客など不特定多数にメールを送る際などに指定します。そうすれば、各々の送信先には他のBCCの送り先のアドレスは知らされません。不特定多数のアドレスをTOやCCに指定してしまうと、全てのメールアドレスが全員に知らされるため、個人情報の流出となりかねません。また、BCCに自分自身を指定することがあります。こうしておけば、職場で送ったメールを自宅のパソコンで確認することができます。
機種依存文字を使わない
電子メールを受信する相手は、Windows PC、Mac、iPhone、Android端末、タブレット端末などさまざまな環境を利用しており、一般に送信者の環境とは異なります。この際、件名やメッセージの内容に機種依存文字を使ってしまうと、自分の環境では読めても、相手は文字化けして読めなくなってしまいます。このため、メールメッセージの内容には機種依存文字を使わないようにします。
次は、代表的な機種依存文字です。
また、半角カタカナも、文字化けの発生原因となりますので、使用しないようにします。
一方、次の文字は、WindowsでもMacでも共通で使える、文字化けしない文字です。
❸ 「送信」ボタンを押す
メール作成画面の左上にある「送信」ボタンをクリックします。
もしくは、メール作成画面の下にある「送信」ボタンをクリックします。
メールが送信されます。
下書きとして保存する
メールを送信しなかった場合は、入力した内容は自動的に「下書き」フォルダに保存されます。また、入力中に下書きを保存する場合は、「操作メニュー」の右端にある「...」のメニューから「下書きを保存」を選びます。
下書きとして保存されたメールは、後から改めて編集したり削除したりすることができます。
- 編集して送信するには、「下書き」フォルダから編集したい下書きを選び、内容を編集して「送信」ボタンをクリックします。送信された下書きは、自動的に削除されます。
-
下書きを削除するには、「下書き」フォルダの下書きにマウスを重ね、右側に表示された「ゴミ箱」のボタン
をクリックします。もしくは、下書きで右ボタンをクリックし、表示されたメニューから「削除」を選びます。
4. メールに返信する
受信したメールメッセージに返信する方法を説明します。
❶ 返信ボタンを押す
メールに返信するには、メールメッセージを開いた状態で閲覧ウィンドウ上部の「返信」ボタン
、もしくは「全員に返信」ボタン
をクリックします。
「返信」ボタンをクリックした場合は送信者に返信されます。
「全員に返信」ボタンをクリックした場合は、送信者とCCに指定された全員に返信され、宛先（TO）に送信者のアドレスが、CCに元のメールのCCにあるアドレスが設定されます
❷ メール作成画面が表示される
メール作成画面が表示されます。
右上の斜め両矢印を押すと、宛先、CC、BCC、件名の詳細が表示されます。件名は、元のメールの件名の冒頭に「Re:」が追加されたものになります。
下の「...」を押すと、実際に送信される画面が表示されます。送信されるメールメッセージには、下部に水平線の後に元のメッセージが追加されます。現時点のWeb版Microsoft 365のOutlookでは、元のメッセージの冒頭に「>」などの引用符は付きません。
❸ 本文を入力する
メールメッセージの本文を入力します。
❹ 「送信」ボタンを押す
メール作成画面の左上にある「送信」ボタンをクリックします。
メールが送信されます。
5. メールを転送する
受信したメールを、他者に転送する方法を説明します。
❶ 転送ボタンを押す
メールを転送するには、メールメッセージを開いた状態で閲覧ウィンドウ上部の「転送」ボタン
をクリックします。
❷ 宛先・本文を入力する
本文部分に、水平線の後に転送されるメールメッセージが表示されます。件名は、元のメールの件名の冒頭に「Fw:」が追加されたものになります。
宛先欄に転送先のメールアドレスを入力し、転送する内容の上部に転送することに関する案内文を入力します。
❸ 「送信」ボタンを押す
メール作成画面の左上にある「送信」ボタンをクリックします。
メールが送信されます。
6. ファイルを添付する
パソコンのファイルをメールメッセージに添付して、その一部として送信することができます。
メールメッセージにファイルを添付するには、次のようにします。
❶ ファイルを添付する
コンピュータ内に保存されたファイルをメールメッセージに添付するには、「操作メニュー」の「添付」メニューから「このコンピューターから選択」を選び、添付したいファイルを指定します。
もしくは、メール作成画面の一番下にある｢添付」ボタンから「このコンピューターから選択」を選び、添付したいファイルを指定します。
❷ 添付ファイルが追加される
メッセージ本文の上部に添付したファイルが表示されます。
添付ファイルは、いくつでも追加することができます。
❸ 送信する
後は、通常のメールメッセージと同じように送信します。
送信できるファイル容量
Web版Microsoft 365のOutlookで添付ファイルを付けて送る場合、添付ファイルの大きさの上限は20MBです。
これよりも大きなファイルを送りたい場合は、次のような方法があります。
- Microsoft 365のオンラインストレージサービスであるOneDriveのファイル共有機能を利用する。
- Drop BoxやGoogle Driveなどの他のオンラインストレージサービスを利用する。
- Webのファイル転送サービスを利用する。
ファイル圧縮と暗号化
メールにファイルを添付する場合、サイズの大きなファイルはデータ圧縮し、漏洩すると問題があるファイルは暗号化しましょう。
データ圧縮をすることで、データ量をより小さくすることができ、送信やダウンロードの時間を短縮することができます。また、添付ファイルにはファイルサイズに上限があるため、圧縮することでより大きなファイルを送ることができます。最もよく使われる圧縮方式は、ZIPです。WindowsでもMacでも標準でZIPによる圧縮が利用できます。
ファイルを暗号化することで、情報の漏洩を防ぐことができます。ZIPでは圧縮する際にパスワードを付けて暗号化することができます。また、WordやExcelなど、ファイルにパスワードを付けて暗号化できるアプリケーションがあります。送信先が暗号化されたファイルを元に戻せるように、パスワードを送る必要がありますが、同じメールにパスワードを書いてしまうと、第三者が容易に暗号化されたファイルを解読できてしまいます。暗号化のパスワードは、メール以外の手段で相手に知らせておくのが安全です。便利な方法として、別メールで送信することもよく用いられていますが、同じ経路での伝送であるため十分安全であるとは言えません。利便性が高く、より安全な方法は、オンラインストレージで共有フォルダを利用することです。
7. 署名を設定する
メールを送信する場合は、それが「誰からのメールなのか」がわかるように「署名」を最後に付けます。署名に含める項目としては、会社名、部署、役職、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、自分のWebサイトのURLなどがあります。署名は、ネット上の「名刺」であるといえます。署名があることで、電話で連絡を取ったり、書類を郵送したりするときに、調べる手間を省くことができます。
多くのメールソフトと同じく、Outlookには署名を作成しておき、自動的にメールメッセージに追加する機能があります。
次に、署名を設定する方法を説明します。
❶ Outlookのすべての設定を表示する
画面上部にある「設定」ボタン
をクリックし、下にある「Outlookのすべての設定を表示する」をクリックします。
❷ 作成と返信を選ぶ
「設定」画面が表示されるので、左から「メール」を選び、「作成と返信」を選びます。すると、最初に「電子メールの署名」が表示されます。
❸ 署名を作成する
「電子メールの署名」の枠の中に、署名を作成します。
下の「新規作成するメッセージに自動的に署名を追加する」のチェックボックスにチェックが入っていることを確認してください。
署名のお手本は、Googleなどで「署名 例」などのキーワードで検索すれば沢山ヒットしますので、その中から好きなモノをコピーして編集すると良いでしょう。
尚、署名に含める項目は、目的に応じて取捨選択してください。例えば、就職活動でメールを用いる場合、資料を郵送してもらう必要がある場合は自宅の住所などがあった方が良いでしょうし、そうでない場合は住所などを省略しても良いでしょう。
❹ 保存する
署名を変更すると、下に「保存」と「破棄」のボタンが表示されますので、「保存」を選びます。
以上で、署名の設定は終了です。新しいメッセージを作成すると、下図のように署名が自動的に挿入されます。
8. アドレス帳を利用する
Microsoft 365のアドレス帳について説明します。
Microsoft 365のアドレス帳
Microsoft 365では、個人アドレス帳とグローバルアドレス帳が利用できます。個人アドレス帳は、各ユーザーが編集することができるアドレス帳で、「連絡先」と呼ばれます。グローバルアドレス帳は、組織が管理するアドレス帳で、組織内の全てのユーザー（自分のメールアドレスとドメイン名が同じユーザー）が含まれます。
メールを送るときに宛先やCCのメールアドレスを、アドレス帳から選択して入力することができます。
※ ドメイン名とは、メールアドレスの内@から後ろの部分を指します。常葉大学では、ドメイン名は静岡キャンパス、短大部、浜松キャンパス毎に異なります。つまり、グローバルアドレス帳には、自分の属するキャンパスの全ての学生、教員、事務職員が含まれますが、他のキャンパスのユーザーは含まれません。
はじめて連絡先を追加する
はじめて連絡先（個人アドレス帳）にユーザーを追加する場合の方法を説明します。
① 「連絡先」ボタンをクリックする
Outlookで「フォルダ一覧」の下にある「連絡先」ボタン
をクリックします。
もしくは、Microsoft 365の「連絡先」アプリケーションを起動します。
② 「+連絡先を追加」をクリックする
「まだ誰も連絡先リストに追加されていません。」と表示されますので、その下の｢+連絡先を追加」をクリックします。
③ 連絡先の情報を入力する
連絡先の情報を入力します。「名」「性」「メールアドレス」は必ず入力する必要があります。
下の「+さらに追加」をクリックすれば、追加の情報を挿入することができます。
下の「作成」ボタンをクリックすれば、入力したユーザー情報が連絡先に追加されます。
連絡先の画面構成
次は、連絡先のユーザーを選択した場合の連絡先の画面です。
フォルダ一覧
「連絡先」「グループ」「ディレクトリ」の３つのフォルダが表示されます。
| 連絡先 | 個人アドレス帳が表示されます。この中に、「連絡先」「連絡先リスト」「削除済み」の３つのフォルダがあります。 |
|---|---|
| グループ | グループが表示されます。 |
| ディレクトリ | グローバルアドレス帳が表示されます。 |
連絡先一覧
選択したフォルダ内の連絡先の一覧が表示されます。
連絡先情報
選択した連絡先の氏名やメールアドレスなどの情報が表示されます。
新しい連絡先
「新しい連絡先」「新しい連絡先リスト」「新しいグループ」を作成します。
操作メニュー
選択された連絡先に対して行う処理が表示されます。
|
お気に入りに追加 | 連絡先をお気に入りに追加します。 |
|
編集 | 連絡先を編集します。 |
|
削除 | 連絡先を削除します。 |
|
リストに追加 | 連絡先を連絡先リストに追加します。 |
|
指定の場所に移動 | 連絡先を指定したフォルダに移動します。 |
検索
連絡先、ディレクトリ、グループを検索します。
画面の左上のボタン
|
|
アプリ起動ツール | Microsoft 365のアプリケーションを起動、もしくはドキュメントを開きます。 |
|
|
左ウィンドウ枠の切り替え | 「フォルダ一覧」の表示/非表示を切り替えます。Webブラウザのウィンドウ幅が狭いときは、「フォルダ一覧」は非表示となっていますが、ここをクリックすることで表示することができます。 |
連絡先を追加する
連絡先（個人アドレス帳）にユーザーを追加する方法を説明します。
① 「連絡先」ボタンをクリックする
Outlookで「フォルダ一覧」の下にある「連絡先」ボタンをクリックします。
もしくは、Microsoft 365の「連絡先」アプリケーションを起動します。
② 「新しい連絡先」ボタンをクリックする
画面の左上の「新しい連絡先」ボタンをクリックし、表示されたメニューから「新しい連絡先」を選びます。
③ 連絡先の情報を入力する
連絡先の情報を入力します。「名」「性」「メールアドレス」は必ず入力する必要があります。
下の「+さらに追加」をクリックすれば、追加の情報を挿入することができます。
下の「作成」ボタンをクリックすれば、入力したユーザー情報が連絡先に追加されます。
受信メールのアドレスを連絡先に追加する
受信したメールの送信者のメールアドレスを連絡先に追加する方法を説明します。
① メールメッセージの送信者名をクリックする
メールメッセージを表示し、メールメッセージの送信者名をクリックします。
② 「連絡先に追加」をクリックする
送信者の情報が表示されますので、「連絡先」タブを選んで、下に表示される「連絡先に追加」をクリックします。これで、メールアドレスが連絡先に追加されます。
連絡先から宛先を選ぶ
新しいメールを送信する際に、宛先やCCを連絡先から選んで入力する方法を説明します。
① 「宛先」ボタンをクリックする
新しいメッセージの画面で、「宛先」もしくは「CC」もしくは「BCC」の部分をクリックします。
② 連絡先を受信者に追加する
画面左のアドレス帳から「連絡先」を選び、連絡先の一覧から送信したい連絡先の右にある「+」をクリックします。
複数の連絡先を宛先にする場合は、上記操作を繰り返して連絡先を追加していきます。
画面左のアドレス帳から「All Users」を選べば、組織の構成員（常葉大学の場合は、学生、教員、事務職員）から連絡先を選ぶことができます。
連絡先一覧の上部の検索欄にキーワード（氏名の一部もしくはメールアドレスの一部）を入れれば、候補が表示され、その中から追加することができます。「All Users」から選ぶときは、検索して追加するのがよいでしょう。
③ ×をクリックして閉じる
画面上部に追加された連絡先が表示されます。
×をクリックして閉じます。
④ 連絡先が挿入される
宛先に連絡先が挿入されます。
連絡先リストを利用する
連絡先リストとは、メールアドレスの集まりです。例えば、テニスサークルのメンバーのメールアドレスを「テニスサークル」という名前の連絡先リストに登録しておけば、テニスサークルのメンバー全員にメールを送る際に、宛先に「テニスサークル」連絡先リストを指定するだけで送ることができます。
連絡先リストには、任意のメールアドレスを登録できます。特に、個人アドレス帳のユーザー、グローバルアドレス帳のユーザーは、キーワードを入れるだけで簡単に登録することができます。
連絡先リストを作成する
① 「新しい連絡先」ボタンから「新しい連絡先リスト」を選ぶ
新しい連絡先リストを作成するには、連絡先のページを開き、「新しい連絡先」ボタンをクリックして「新しい連絡先リスト」を選びます。
② 連絡先リストの情報を入力する
新しい連絡先リストの入力画面が表示されますので、「連絡先リストの名前」を入力し、その連絡先リストに含めるメールアドレスを追加します。必要に応じて「説明」も入力します。
メールアドレスを追加するには、「メールアドレスを追加する」の入力欄にメールアドレスを入力します。
個人アドレス帳、グローバルアドレス帳にあるユーザのメールアドレスは、メールアドレスの一部もしくは氏名の一部を入れると候補が表示されますので、その中から選ぶことができます。
③ 「作成」ボタンをクリックする
メールアドレスの追加ができたら、最後に「作成」ボタンをクリックします。
④ 連絡先リストが登録される
連絡先の画面のフォルダ一覧で「連絡先リスト」を選べば、連絡先リストが追加されていることが確認できます。
宛先に連絡先リストを指定する
Outlookで「新しいメッセージ」ボタンをクリックし、「宛先」もしくは「CC」「BCC」をクリックして「受信者を追加」の画面を表示します。次に、「連絡先」から送信したい連絡先リストの右側の「+」をクリックして追加します。
連絡先リストを編集/削除する
連絡先リストを編集するには、連絡先の画面で編集したい連絡先を選び、「操作メニュー」の「編集」ボタンをクリックします。連絡先リストを削除するには、「削除」ボタンをクリックします。
